Relatório é a apresentação ou a prestação de contas de tarefa executada ou de atividade desenvolvida em determinado período no exercício de uma função ou, ainda, o relato de ocorrência verificada.
Importante: a audiência modela o relatório.
Quando você começa a escrever um relatório, o fator mais importante a ser considerado é
o público - o individuo ou grupo que irá ler a utilizar as informações "alguém que as deseja ou delas precisa".
Conhecendo o seu público, você já tem as bases para uma série de decisões a tomar, incluindo as relativas ao tamanho, tipo, estilo da linguagem, nível de compreensão, etc.
Conhecer seu público também implica saber como o relatório será utilizado. O relatório que você envia a seu Gestor poderá ajudar a decidir uma questão importante. Eis os passos importantes para a elaboração de um relatório:
- Escolher o tipo de relatório.
- Determinar quem irá receber o relatório
- Esquematizar o material a ser descrito.
Tipo de relatórios:
- Gestão (empresariais, periódicos, etc)
- Rotina
- Inspeção de condições e comportamentos inseguros
- Investigação de Acidentes e Incidente
- Controle de perdas
- Pesquisa
- Laudo
Características:
Todo relatório deve ser exato, fiel, correto, claro e conciso e deve responder as seguintes perguntas:
- O que se passou? (exposição do fato)
- O que pensa sobre o fato? (análise e conclusões)
- O que fazer? (apresentação de soluções e justificativas)
Estrutura
A estrutura básica do relatório deve apresentar dados ordenados de forma mais ou menos convencional, como o modelo abaixo:
APRESENTAÇÃO (Introdução):
Na apresentação deve ser realizado a introdução e apresentado o problema, delimitando e expondo os objetivos e a estrutura do trabalho.
Devem ser adotados os seguintes princípios:
despertar o interesse do leitor, orientando-o a respeito da natureza do assunto.
Na apresentação é descrito para o leitor qual a finalidade do relatório.
SUMÁRIO:
No sumário sintetiza-se, resume-se todo os capítulos do relatório.
CORPO (Desenvolvimento):
O corpo de um relatório é a parte na qual são descritos os fatos e os detalhes.
É a substância do relatório e está, geralmente, dividido em quatro seções:
- Métodos - Descrição em ordem lógica e cronológica dos procedimentos adotados
- Descrição - relato minucioso da experiência/avaliação.
- Resultados - Exposição dos resultados imediatos da pesquisa, ou seja, do que verificou-se no estudo realizado.
- Discussão/ embasamento legal - Interpretação dos resultados, qual legislação está sendo atendida, O estilo dessa parte é convencer pela apresentação de razões, que se apóiam nos próprios fatos apurados e interpretados.
Nesta etapa é importante:
- Apresentar os fatos de maneira objetiva, sem rodeios e sem "viajar no assunto".
- Fornecer o ponto de vista do autor ao leitor (qual é a tese?)
- Apresentar definições e descrições precisas. Deve ser utilizado uma linguagem conhecida pelo publico que irá ler o relatório. Caso seja interessante pode inserido na introdução alguns conceitos.
- Evitar jargões e expressões vulgares.
- Seja honesto com as informações apresentadas, não invente dados.
- Demarcar claramente as etapas de apuração dos fatos.
- Documenta e Ilustrar, quando necessário, com mapas, tabelas, figuras e fotografias.
- Verificar o grau de sigilo necessário dos dados apresentados.
CONCLUSÕES:
As conclusões deverão ser baseadas nos fatos apresentados no conteúdo do corpo do relatório. As conclusões dever ser referentes às informações apresentadas e nunca sobre outras que ali não foram declaradas.
RECOMENDAÇÕES:
As recomendações, por sua vez, deverão se fundamentadas nas conclusões, e oferecer uma solução a algum problema, isto supondo-se que o relatório tenha sido escrito para este fim.
ANEXOS:
Esta parte final é dedicada aos anexos, os quais serão usados com o objetivo de dipor as informações que não sejam imediatamente necessárias ao corpo do relatório, com mais detalhes. Informações como certificados, ART, tabelas, etc.
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